Кадровый учёт: 15 ошибок, за которые штрафует трудовая инспекция
2026-01-10 15:27
Почему кадровый учёт — это не про «бумажки»
«Мы думали, что главное — вовремя платить зарплату. А потом пришла проверка ГИТ и выписала штрафов на 847 000 рублей за отсутствие документов, о которых мы даже не знали» — из практики руководителя компании с 40 сотрудниками, 2024 год
Кадровый учёт — это не бюрократия ради бюрократии. Это:
Защита компании от претензий работников и проверяющих органов
Основание для расходов на оплату труда (без документов — расходы не примут)
Доказательная база при трудовых спорах
Обязательное требование закона с серьёзными санкциями за нарушения
В этой статье разберём 15 самых частых ошибок в кадровом учёте, за которые штрафует Государственная инспекция труда (ГИТ), и дадим практические рекомендации, как их избежать.
Часть 1. Ответственность за нарушения трудового законодательства
Кто проверяет и штрафует
Государственная инспекция труда (ГИТ) — основной контролирующий орган в сфере трудовых отношений. Полномочия закреплены в статьях 354–365 Трудового кодекса РФ.
Виды проверок ГИТ:
Плановые — по ежегодному плану (публикуется на сайте прокуратуры)
Внеплановые — по жалобам работников, по поручению прокуратуры, при несчастных случаях
Документарные — проверка документов без выезда
Выездные — проверка на месте
Важно: С 2022 года действует риск-ориентированный подход. Компании с высоким риском нарушений проверяют чаще. Категория риска зависит от отрасли, численности, истории нарушений.
Размеры штрафов по КоАП РФ
Статья 5.27 КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства»:
Часть 1 — общие нарушения ТК РФ: штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на юрлицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
Часть 2 — повторное нарушение: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация до 3 лет, на юрлицо — от 50 000 до 70 000 рублей.
Часть 3 — фактическое допущение к работе без оформления: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей.
Часть 4 — уклонение от оформления трудового договора или подмена ГПХ: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на юрлицо — от 50 000 до 100 000 рублей.
Часть 5 — повторное уклонение от оформления: дисквалификация должностного лица до 3 лет, штраф на юрлицо — от 100 000 до 200 000 рублей.
Часть 6 — невыплата зарплаты в срок: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на юрлицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
Часть 7 — повторная невыплата зарплаты: штраф на должностное лицо от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация до 3 лет, на юрлицо — от 50 000 до 100 000 рублей.
Статья 5.27.1 КоАП РФ «Нарушение требований охраны труда»:
Часть 1 — общие нарушения ОТ: штраф на должностное лицо от 2 000 до 5 000 рублей, на юрлицо — от 50 000 до 80 000 рублей.
Часть 2 — не проведена СОУТ: штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, на юрлицо — от 60 000 до 80 000 рублей.
Часть 3 — допуск без обучения/медосмотра: штраф на должностное лицо от 15 000 до 25 000 рублей, на юрлицо — от 110 000 до 130 000 рублей.
Часть 4 — не обеспечены СИЗ: штраф на должностное лицо от 20 000 до 30 000 рублей, на юрлицо — от 130 000 до 150 000 рублей.
Часть 5 — повторные нарушения: штраф на должностное лицо от 30 000 до 40 000 рублей или дисквалификация до 3 лет, на юрлицо — от 100 000 до 200 000 рублей или приостановка до 90 суток.
Важно: Штрафы суммируются! Если при проверке выявлено 10 нарушений — 10 штрафов. Проверка компании с 50 сотрудниками легко может закончиться штрафами на 500 000 – 1 000 000 рублей.
Уголовная ответственность
Статья 145.1 УК РФ «Невыплата заработной платы»:
Частичная невыплата свыше 3 месяцев (менее половины причитающейся суммы): штраф до 120 000 рублей, лишение права занимать должности до 1 года, принудительные работы до 2 лет, лишение свободы до 1 года.
Полная невыплата свыше 2 месяцев: штраф от 100 000 до 500 000 рублей, принудительные работы до 3 лет, лишение свободы до 3 лет.
С тяжкими последствиями: штраф от 200 000 до 500 000 рублей, лишение свободы от 2 до 5 лет.
Часть 2. 15 типичных ошибок кадрового учёта
Ошибка 1. Отсутствие трудовых договоров или их неправильное оформление
Требование закона: Согласно статье 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся работнику, на экземпляре работодателя работник расписывается в получении.
Типичные нарушения:
Договор не заключён вообще (работник «на испытании»)
Договор в одном экземпляре
Нет подписи работника о получении экземпляра
Отсутствуют обязательные условия (ст. 57 ТК РФ)
Обязательные условия трудового договора:
Место работы
Трудовая функция (должность, профессия, специальность)
Дата начала работы
Условия оплаты труда (оклад, надбавки, премии)
Режим рабочего времени и отдыха
Условия труда на рабочем месте
Условие об обязательном социальном страховании
Санкция: 50 000 – 100 000 ₽ на юрлицо за каждый случай (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Пример из практики: При проверке компании с 25 сотрудниками выяснилось, что у 8 работников в трудовых договорах не указаны условия труда на рабочем месте (до проведения СОУТ писали «нормальные»). Штраф: 400 000 рублей (8 × 50 000 ₽).
Ошибка 2. Подмена трудовых отношений договорами ГПХ
Суть нарушения: Работник фактически выполняет трудовую функцию (подчиняется графику, выполняет постоянную работу, получает фиксированную оплату), но оформлен по договору оказания услуг или подряда.
Признаки трудовых отношений (ст. 15 ТК РФ):
Личное выполнение работы
Подчинение правилам внутреннего распорядка
Обеспечение работодателем условий труда
Выполнение работы по определённой должности/профессии
Регулярная оплата (как зарплата)
Санкция: 50 000 – 100 000 ₽ за каждый случай, при повторном — до 200 000 ₽.
Пример из практики: Компания оформила 5 менеджеров по продажам как ИП. Они работали в офисе, по графику 5/2, получали фиксированный оклад + процент. ГИТ переквалифицировала отношения в трудовые. Штраф: 500 000 рублей + доначисление взносов и НДФЛ.
Ошибка 3. Отсутствие или неправильное ведение трудовых книжек
Требование закона: С 2021 года для новых работников ведутся электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в СФР). Для работников, сохранивших бумажные книжки, работодатель обязан вести их по правилам.
Типичные нарушения:
Не ведётся бумажная книжка при наличии заявления работника
Не подаются сведения в СФР (ЕФС-1)
Ошибки в записях (неправильные формулировки, исправления)
Нет книги учёта движения трудовых книжек
Санкция: 30 000 – 50 000 ₽ на юрлицо.
Ошибка 4. Нарушения при оформлении приёма на работу
Правильный порядок приёма:
Ознакомление с ЛНА под подпись (ПВТР, положение об оплате труда, должностная инструкция) — до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)
Подписание трудового договора
Издание приказа о приёме (в течение 3 дней)
Ознакомление с приказом под подпись
Оформление личной карточки Т-2
Внесение записи в трудовую книжку (если ведётся)
Подача ЕФС-1 в СФР (не позднее следующего рабочего дня)
Типичные нарушения:
Ознакомление с ЛНА после подписания договора или вообще без ознакомления
Отсутствие подписи работника об ознакомлении
Приказ издан позже 3 дней
Не подана ЕФС-1 в срок
Санкция: от 30 000 до 50 000 ₽ за каждое нарушение.
Ошибка 5. Отсутствие обязательных ЛНА
Обязательные локальные акты:
Правила внутреннего трудового распорядка — основание: ст. 189, 190 ТК РФ.
Положение об оплате труда — основание: ст. 135 ТК РФ.
Положение о персональных данных работников — основание: ст. 86, 87, 88 ТК РФ, ФЗ № 152-ФЗ.
Штатное расписание — основание: ст. 57 ТК РФ (ссылка на должность).
График отпусков — основание: ст. 123 ТК РФ.
Инструкции по охране труда — основание: ст. 214 ТК РФ.
Дополнительно при наличии условий:
Положение о командировках (если есть командировки)
Положение о премировании (если есть премии)
График сменности (при сменной работе)
Перечень должностей с ненормированным рабочим днём
Санкция: 30 000 – 50 000 ₽ за отсутствие каждого обязательного ЛНА.
Пример из практики: У компании отсутствовали: ПВТР, положение о персональных данных, инструкции по охране труда для 12 должностей. Итого штрафов: 750 000 рублей.
Ошибка 6. Нарушения в оформлении отпусков
Требования закона:
График отпусков утверждается не позднее чем за 2 недели до начала года (ст. 123 ТК РФ)
Работник уведомляется об отпуске не позднее чем за 2 недели (ст. 123 ТК РФ)
Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ)
Типичные нарушения:
Нет графика отпусков
График не утверждён в срок
Работники не ознакомлены с графиком
Нет уведомлений об отпуске за 2 недели
Отпускные выплачены позже 3 дней
Санкция: 30 000 – 50 000 ₽ за каждое нарушение.
Пример из практики: Проверка в январе выявила, что график отпусков на текущий год утверждён 15 января (вместо 17 декабря). Дополнительно: у 30 работников нет подписей об ознакомлении, 12 работникам отпускные выплачены в день начала отпуска. Штраф: 2 160 000 рублей.
Ошибка 7. Неправильное оформление увольнения
Типичные нарушения:
Увольнение «по собственному» без заявления работника
Несоблюдение процедуры увольнения по инициативе работодателя
Невыплата расчёта в день увольнения (ст. 140 ТК РФ)
Невыдача трудовой книжки / СТД-Р в день увольнения
Неправильные формулировки в приказе и трудовой книжке
Последствия неправильного увольнения:
Восстановление работника на работе (решение суда)
Оплата вынужденного прогула (средний заработок за всё время)
Компенсация морального вреда
Штраф ГИТ
Пример из практики: Работник уволен «по собственному желанию», но заявление написано под давлением (есть свидетели, переписка). Суд восстановил работника, взыскал средний заработок за 8 месяцев (640 000 ₽) + компенсация морального вреда 50 000 ₽. Работник уволился на следующий день после восстановления.
Ошибка 8. Нарушения в расчёте и выплате заработной платы
Требования закона:
Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ)
Конкретные даты устанавливаются ПВТР или трудовым договором
Дата выплаты — не позднее 15 календарных дней после окончания периода
Ошибка 9. Отсутствие или неправильное ведение табеля учёта рабочего времени
Требование закона: Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ).
Типичные нарушения:
Табель не ведётся вообще
Табель заполняется «задним числом» без учёта фактического времени
Не отражаются сверхурочные, работа в выходные
Табель не соответствует графику работы
Последствия:
Невозможность подтвердить расходы на оплату труда
Риски при трудовых спорах (работник заявит о неоплаченных переработках)
Штраф ГИТ
Ошибка 10. Нарушения при привлечении к сверхурочной работе
Требования закона (ст. 99 ТК РФ):
Письменное согласие работника (за исключением экстренных случаев)
Не более 4 часов в течение 2 дней подряд
Не более 120 часов в год
Повышенная оплата: первые 2 часа — не менее чем в 1,5 раза, последующие — не менее чем в 2 раза (ст. 152 ТК РФ)
Типичные нарушения:
Нет письменного согласия
Превышение лимитов
Оплата в одинарном размере
Не ведётся учёт сверхурочных часов
Пример из практики: Работники производства систематически задерживались на 1–2 часа. Согласия не оформлялись, сверхурочные не оплачивались. При проверке работники подтвердили переработки. Взыскано: недоплаченная зарплата за 2 года + компенсация + штраф ГИТ. Итого: более 3 млн рублей.
Ошибка 11. Нарушения воинского учёта
Требование закона: Все организации обязаны вести воинский учёт работников (Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
Обязанности работодателя:
Проверять документы воинского учёта при приёме
Вести карточки воинского учёта (форма № 10)
Направлять сведения в военкомат о приёме/увольнении (в течение 5 дней)
Сверять данные с военкоматом
Вручать повестки работникам
Санкции (ст. 21.1–21.7 КоАП РФ):
Непредставление сведений о приёме/увольнении: штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
Неоповещение о вызове по повестке: штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
Необеспечение явки по повестке: штраф от 60 000 до 80 000 рублей.
Непредставление сведений для первоначальной постановки на учёт: штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
Важно: С 2023 года штрафы за нарушения воинского учёта значительно увеличены. Военкоматы активизировали проверки.
Ошибка 12. Нарушения в обработке персональных данных работников
Требование закона: Работодатель обязан соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и главы 14 ТК РФ.
Обязанности работодателя:
Получить письменное согласие на обработку ПД
Утвердить Положение о персональных данных
Назначить ответственного за обработку ПД
Уведомить Роскомнадзор (до начала обработки)
Обеспечить защиту ПД от несанкционированного доступа
Санкции (ст. 13.11 КоАП РФ):
Обработка без согласия: штраф на юрлицо от 300 000 до 700 000 рублей.
Повторное нарушение: штраф на юрлицо от 1 000 000 до 1 500 000 рублей.
Непредоставление Политики обработки ПД: штраф на юрлицо от 60 000 до 100 000 рублей.
Неуведомление Роскомнадзора: штраф на юрлицо от 100 000 до 300 000 рублей.
Ошибка 13. Отсутствие должностных инструкций
Зачем нужны должностные инструкции:
Определяют трудовую функцию работника
Основание для оценки выполнения обязанностей
Защита при трудовых спорах
Основание для привлечения к дисциплинарной ответственности
Пример из практики: Работник отказался выполнять задание руководителя, ссылаясь на то, что «это не его обязанности». Должностной инструкции не было. Попытка применить дисциплинарное взыскание закончилась судом, который работодатель проиграл.
Ошибка 14. Нарушения при заключении срочных трудовых договоров
Требования закона (ст. 58, 59 ТК РФ): Срочный трудовой договор заключается только при наличии оснований, указанных в законе:
Замещение временно отсутствующего работника
Временные (до 2 месяцев) работы
Сезонные работы
Работа за границей
Работы, выходящие за рамки обычной деятельности
Работа в организации, созданной на определённый срок
И другие случаи, прямо указанные в ст. 59 ТК РФ
Типичные нарушения:
Срочный договор без законного основания
Многократное перезаключение срочных договоров
Отсутствие в договоре основания срочности
Последствия:
Признание договора бессрочным (ст. 58 ТК РФ)
Невозможность уволить по истечении срока
Штраф ГИТ
Ошибка 15. Нарушения при проведении аттестации и увольнении по её результатам
Требования для законного увольнения по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие занимаемой должности):
Положение об аттестации, утверждённое в установленном порядке
Ознакомление работника с Положением
Надлежащее уведомление об аттестации
Объективное проведение аттестации комиссией
Документальное оформление результатов
Предложение всех имеющихся вакансий перед увольнением
Типичные нарушения:
Нет Положения об аттестации
Формальная «аттестация» для увольнения неугодного работника
Не предложены вакантные должности
Нарушена процедура уведомления
Пример из практики: Работодатель провёл «аттестацию» и уволил работника за несоответствие. Суд установил: Положение об аттестации утверждено за неделю до её проведения, работник не был ознакомлен, комиссия состояла из одного человека — директора. Работник восстановлен, взыскан средний заработок за 6 месяцев + компенсация.
Часть 3. Как защитить компанию: практические рекомендации
3.1. Чек-лист кадрового учёта для руководителя
Документы, которые должны быть у каждой организации:
Обязательные ЛНА:
[ ] Правила внутреннего трудового распорядка
[ ] Положение об оплате труда
[ ] Положение о персональных данных работников
[ ] Штатное расписание
[ ] График отпусков (на текущий год)
[ ] Инструкции по охране труда (по всем должностям)
По каждому работнику:
[ ] Трудовой договор в 2 экземплярах
[ ] Подпись о получении экземпляра договора
[ ] Подписи об ознакомлении с ЛНА (до подписания договора)
[ ] Приказ о приёме на работу
[ ] Личная карточка Т-2
[ ] Согласие на обработку персональных данных
[ ] Документы воинского учёта (для военнообязанных)
Регулярные действия:
[ ] Табель учёта рабочего времени (ежемесячно)
[ ] Подача ЕФС-1 при кадровых событиях (приём, увольнение, перевод)
[ ] Уведомления об отпуске за 2 недели
[ ] Выплата отпускных за 3 дня
[ ] Сверка с военкоматом (ежегодно)
3.2. Что делать при проверке ГИТ
При получении уведомления о проверке:
Внимательно изучите предмет проверки
Подготовьте запрошенные документы
Проверьте документы на комплектность и правильность оформления
При обнаружении нарушений — по возможности устраните до проверки
Назначьте ответственного за взаимодействие с инспектором
Во время проверки:
Требуйте служебное удостоверение и приказ о проведении проверки
Ведите журнал проверок
Предоставляйте только запрошенные документы
Фиксируйте все действия инспектора
При несогласии с выводами — отражайте в акте
После проверки:
Получите акт проверки и предписание (если есть)
Устраните нарушения в установленный срок
При несогласии — обжалуйте в течение 10 дней
Преимущества передачи кадрового учёта на аутсорсинг
Почему это выгодно:
Экспертиза: кадровый учёт ведут специалисты с профильным образованием и опытом
Актуальность: постоянный мониторинг изменений в ТК РФ и практике ГИТ
Комплектность: все обязательные документы — от ПВТР до инструкций по ОТ
Контроль: система проверки качества, а не один кадровик
Резерв: болезнь специалиста не парализует кадровую работу
Ответственность: договорная ответственность за ошибки
Экономия: стоимость услуг часто ниже, чем содержание штатного специалиста
ProExpert — ваш надёжный партнёр в кадровом учёте
Мы в ProExpert знаем, что кадровый учёт — это минное поле для руководителя. Один пропущенный документ, одна неправильная формулировка — и штраф на сотни тысяч рублей.
Что мы предлагаем:
✅ Полный кадровый учёт — от приёма до увольнения
✅ Разработка всех обязательных ЛНА — ПВТР, положения, инструкции
✅ Расчёт заработной платы — с учётом всех надбавок и особенностей